Regulamin przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów – Wydawnictwo Archidiecezji Lubelskiej „Gaudium”

Regulamin
przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych
oraz ochrony sygnalistów

PRZEPISY OGÓLNE

§ 1
Niniejszy regulamin określa wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w rozdziale 3
ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 2
Definicje użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają:

Pracodawca – Wydawnictwo Archidiecezji Lubelskiej Gaudium, ul. Ogrodowa 12, 20-075 Lublin.
Sygnalista – osoba zatrudniona lub współpracująca z pracodawcą (np. na podstawie umów cywilnoprawnych), a także każda inna osoba powiązana z pracodawcą w kontekście związanym z pracą (m.in. praktykanci, stażyści);
Podmiot, którego dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub osoba, z którą osoba ta jest powiązana.
Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą, której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub członek rodziny zgłaszającego.
Kontekst związany z pracą – całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę współpracy, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa.
Zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy.
Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą u Pracodawcy lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,
Działanie następcze – działanie podjęte przez Pracodawcę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.
Komisja – Komisja Zgłoszeń Wewnętrznych.
Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: korupcji, zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi
w pkt 1-16.
Ustawa – ustawa z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów.

Sygnalista

§ 2

Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić naruszenie prawa zdefiniowane w §1 ust. 8 niniejszego Regulaminu lub inne wskazane w treści ustawy, o której mowa w §1 ust. 9, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje Komisja.
Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje uzasadnione podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze.
Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Przyjmuje się domniemanie dobrej wiary zgłaszającego.
Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości. Stosownie do treści art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów „Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Zapisu zawartego w zdaniu pierwszym nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

§ 3

Sygnalista – osoba zatrudniona lub współpracująca z Pracodawcą – jest uprawniony do składania zgłoszeń wewnętrznych lub zewnętrznych zawierających informacje o naruszeniu prawa.
Zgłoszenia wewnętrzne składa się do Komisji Zgłoszeń Wewnętrznych powołanej przez Pracodawcę.
Procedura określona niniejszym Regulaminem nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń anonimowych w jakiejkolwiek formie.
Procedura określona niniejszym Regulaminem nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach obowiązków pracowniczych podlegających odpowiedzialności dyscyplinarnej przewidzianej w Kodeksie pracy lub dokumentach wewnętrznych Pracodawcy regulujących stosunki pracy.
Regulaminu nie stosuje się także w przypadkach wyłączonych z zakresu Ustawy.
Zgłoszenia wewnętrzne składa się w formie elektronicznej na adres poczty e-mail: sygnalista@gaudium.pl
Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać:
a) szczegółowy opis zdarzenia naruszającego prawo z podaniem daty i miejsca naruszenia prawa lub daty i miejsca uzyskania informacji o naruszeniu prawa,
b) wskazanie podmiotu, którego zgłoszenie wewnętrzne dotyczy,
c) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
d) przedstawienie dowodów i informacji o naruszeniu prawa,
e) wskazanie preferowanego przez sygnalistę sposobu kontaktu zwrotnego ze wskazaniem adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej.

KOMISJA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

§ 4

Pracodawca powołuje trzyosobową Komisję, w skład której wchodzą następujący Pracownicy:
a) Aneta Łukaszczyk,
b) Mariola Błasińska,
c) Grzegorz Król.
Komisja wykonuje swoje zadania w siedzibie Pracodawcy i w godzinach pracy jej członków.
Do zadań Komisji należy:
a) przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail, do którego dostęp będzie miało dwóch członków komisji tj. p. Aneta Łukaszczyk oraz p. Mariola Błasińska,
b) odnotowanie zgłoszenia wewnętrznego w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych,
c) podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie informacji zwrotnej,
d) potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, na adres e-mail, z którego dokonano zgłoszenia lub w formie wskazanej przez sygnalistę jako preferowany sposób kontaktu zwrotnego,
e) podejmowanie, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym.
Komisja jest upoważniona do następujących działań następczych i stosowania środków w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa:
a) ocena prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu,
b) wewnętrznych czynności wyjaśniających zmierzających do ustalenia, czy doszło do naruszenia prawa i mających na celu zabezpieczenie materiału dowodowego,
c) sporządzenie pisemnego raportu z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, zawierającego stanowisko Komisji co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego,
d) zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń w danej sprawie w związku ze stwierdzeniem, że zarzuty objęte zgłoszeniem zostały ocenione jako nieprawdziwe, zgłoszenie dotyczy okoliczności nieobjętych zakresem niniejszego Regulaminu albo zgłoszone naruszenie miało wyraźnie niewielką wagę i nie wymagało dalszych działań następczych,
e) złożenie stosownych zawiadomień do organów ścigania lub innych organów państwa (wskazanych w §5), w zależności od przedmiotu zgłoszenia i przedmiotu ustalonego naruszenia prawa. Czynność ta podejmowana jest niezwłocznie przez Komisję od zabezpieczenia materiałów niezbędnych do rozpoznania przez dany organ zawiadomienia.
f) przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego o sposobie załatwienia zgłoszenia wewnętrznego.
Z przeprowadzonych działań następczych Komisja sporządza pisemny raport.
Komisja działa kolegialnie, podejmując decyzje większością głosów.
Komisja prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych na zasadach określonych w Ustawie o ochronie sygnalistów.
Dokumenty sporządzane przez Komisję podpisują wszyscy jej członkowie.
Członkowie komisji, co do których z treści zgłoszenia wewnętrznego wynika, że mogą być zaangażowani w naruszenie prawa stanowiące przedmiot zgłoszenia wewnętrznego, nie mogą brać udziału w pracach komisji dotyczących tego konkretnego zgłoszenia i nie mają dostępu do dokumentów ani jakichkolwiek rezultatów prac komisji.
Komisja jest zobowiązana do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych. Komisja zobowiązana jest procedować w sprawie zgłoszeń wewnętrznych w taki sposób, aby uniemożliwić nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa, Komisja zawiadamia o tym podmiot zarządzający w imieniu Pracodawcy, przy czym zawiadomienie to nie może naruszać obowiązków zawartych powyżej w pkt 10. Zawiadomienie to nie jest składane w sytuacji, kiedy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy tego podmiotu zarządzającego.

NFORMACJA O TRYBIE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

§ 5

Zgłaszający może dokonać również zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie bądź pisemnie, przy czym każdorazowo obowiązuje procedura ustalona przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub dany organ publiczny.
Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich.
Organem publicznym przyjmującym zgłoszenia w zakresie ochrony konkurencji i praw konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
Organami publicznymi są także inne organy państwa przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów, w szczególności organami właściwymi do przyjmowania spraw z następujących dziedzin objętych niniejszą procedurą będą m.in.:
a) Najwyższa Izba Kontroli – w zakresie wydatkowania środków publicznych,
b) Państwowa Inspekcja Pracy – w zakresie prawa pracy,
c) Urząd Ochrony Danych Osobowych – w zakresie ochrony danych osobowych,
d) Główny Inspektorat Ochrony Środowiska – w zakresie ochrony środowiska,
e) Główny Inspektorat Sanitarny – z zakresu zdrowia publicznego,
f) Urząd Zamówień Publicznych – w zakresie zamówień publicznych,
g) Policja, Prokuratura – zawiadomienie o przestępstwie.
Organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, zwaną dalej procedurą zgłoszeń zewnętrznych.
W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych:
a) Rzecznik Praw Obywatelskich nie realizuje obowiązku, o którym mowa w art. 32 ust. 3 i 5, art. 37 oraz art. 40 ust. 1 zdanie drugie;
b) organ publiczny nie realizuje obowiązku, o którym mowa w art. 32 ust. 5, art. 37, art. 38, art. 40 ust. 2 zdanie drugie oraz art. 41.

DZIAŁANIA ODWETOWE

§ 6

Sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia.
Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w ust. 1, uważa się w szczególności:
a) odmowę nawiązania stosunku pracy,
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
d) obniżenie wynagrodzenia za pracę,
e) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
f) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
g) przeniesienie sygnalisty na niższe stanowisko pracy,
h) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
i) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
j) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
k) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
l) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
m) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
n) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie,
o) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego. – chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
Sygnalista podlega ochronie określonej w Regulaminie jedynie w przypadku, gdy miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia oraz że faktycznie stanowi złamanie lub naruszenie obowiązujących przepisów prawa.
Postanowienia §5 stosuje się do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, jeżeli pozostają w stosunku pracy z Pracodawcą.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

§ 7

Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.
Komisja, po otrzymaniu zgłoszenia, może w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody.
Komisja prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
Pracodawca jest administratorem danych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób dokonujących zgłoszeń i osób, których dotyczy zgłoszenie upoważniona jest wyłącznie Komisja oraz Pracodawca w zakresie wskazanym w niniejszym Regulaminie i Ustawie.
Pracodawca upoważnia pisemnie każdego z członków Komisji do czynności wskazanych w ust. 7.
Osoby upoważnione zgodnie z ust. 7 są obowiązane do zachowania tajemnicy.

KLAUZULA INFORMACYJNA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH
OSOBOWYCH SYGNALISTY

§ 8

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27
kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informujemy, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wydawnictwo Archidiecezji Lubelskiej „Gaudium”, ul. Ogrodowa 12, 20-075 Lublin.
Kontakt z inspektorem ochrony danych jest możliwy poprzez adres e-mail: iod@gaudium.pl
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa (zgłoszenie wewnętrzne) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) lub w przypadku upublicznienia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. A.
Zgodnie z art. 8 pkt 8 ustawy o ochronie sygnalistów z dn. 14.06.2024 r. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie osobom upoważnionym przez administratora, podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych.
Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/Panu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
Wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Pani/Pana dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek niepodanie danych będzie skutkowało odrzuceniem zgłoszenia.

PRZEPISY KOŃCOWE

§ 9

Za zapoznanie pracowników z niniejszym Regulaminem odpowiedzialny jest pracodawca.
Każdy pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią Regulaminu, a nowo zatrudniony pracownik przed rozpoczęciem wykonywania pracy.
Regulamin został ustalony po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 25.09.2024 r.